{:ro}Cum alegi un spatiu pentru birouri{:}{:en}How to choose an office space{:}

{:ro}Un studiu a dovedit că oamenii își petrec aproximativ 10.3 ani la serviciu, adică o porțiune considerabilă din viață. Luând în calcul acest lucru, putem să presupunem că e de preferat ca spațiul de la birou să fie cât mai plăcut și bine gândit. Asta înseamnă să ofere suficient spațiu pentru desfășurarea în voie a activităților angajaților, să fie bine luminat, să fie amplasat într-o zonă accesibilă și să fie aspectuos. Trebuie să avem în minte toate aceste aspecte mai ales atunci când noi suntem responsabili de achiziționarea și amenajarea spațiului pentru birouri: acesta trebuie să fie avantajos financiar și să fie mulțumitor și sigur pentru angajați.

Așadar, dacă tocmai ești pe cale să îți deschizi, extinzi sau relochezi afacerea și urmează să alegi un spațiu nou pentru birouri, iată câteva sfaturi care se vor dovedi utile:

Cum alegi un spațiu pentru birouri. Cere sfatul unui specialist

Poate nu sună ca un plan ideal să scoți un ban în plus din buzunar ca să plătești un agent imobiliar pentru consultanță, dar pe termen lung fii sigur că va reprezenta un avantaj. Fă-ți o listă cu câțiva consultanți și intervievează-i. Explică-le ce afacere conduci și ce obiective ți-ai stabilit. Nu va fi foarte greu să îți dai seama dacă expertiza lor este reală și bazată pe experiență sau dacă încearcă doar să ușureze de o sumă de bani, fără a oferi nimic în schimb.

Află exact de ce suprafață ai nevoie.

În timp ce un birou mai mic decât ar fi fost nevoie reprezintă o problemă deoarece angajații vor sta îngrămădiți și se va crea, inevitabil, haos, nici extrema opusă – cea care presupune să iei preventiv un spațiu mai amplu decât ai nevoie – nu este o idee foarte fericită. Un birou prea mare înseamnă un preț mai mare, deci o cheltuială în plus, pe care va trebui să o scoți din profitul lunar.

Astfel, dacă ai în jur de 60 de angajați, sub nicio formă nu vei reuși să îi acomodezi în doar 3 birouri. Pe de altă parte, dacă ai sub 10 angajați, probabil nici nu vei avea nevoie de o a doua cameră. Orientativ, iată cam de cât spațiu au nevoie angajații dintr-o firmă:

• președintele firmei – aprox. 35 metri pătrați
• vice-președintele – aprox. 18 metri pătrați
• manageri – aprox. 13 metri pătrați
• secretare – aprox. 11 metri pătrați
• programatori, contabili etc. – între 11 și 13 metri pătrați

Păstrează încă 20 de metri pătrați pentru zona de recepție și cea pentru bucătărie.

Cum alegi un spațiu pentru birouri. Alegerea localizării

Sunt mai mulți factori pe care trebuie să îi ai în vedere în momentul în care alegi zona unde să plasezi biroul. Dacă depinzi de anumiți furnizori, ideal este să te afli cât mai aproape de aceștia sau într-o zonă care să le fie accesibilă pentru livrarea de produse. Dacă tipul de afacere pe care îl deții implică deplasarea clienților la tine la birou, este recomandat să situezi biroul într-o zonă centrală, cât mai aproape de stații de transport în comun, și ușor de găsit de către client. Nu în ultimul rând, trebuie ca angajații să poată ajunge ușor la serviciu dimineața. Asta îți oferă atât siguranța că vor veni la timp la birou, cât și faptul că, nefiind nevoiți să petreacă mult timp pe drum, vor fi mai odihniți și, deci, mai productivi.

Închiriezi sau cumperi?

Fiecare dintre cele două opțiuni vine cu avantaje și dezavantaje.

Dacă alegi să închiriezi, vei fi nevoit să plătești o sumă mai mică de bani deodată, vei putea negocia cu proprietarul pentru împărțirea costurilor atunci când trebuie făcute reparații sau renovări și te poți reloca cu ușurință, dacă vei avea vreodată nevoie de un spațiu mai mic sau mai mare. Pe de altă parte, orice modificări vrei să aduci spațiului trebuie mai întâi discutate cu proprietarul, care s-ar putea să nu fie de acord cu viziunea ta și să te refuze.

Pentru un spațiu generos, aflat în zona Piața Romană, care poate fi închiriat, vă sugerăm acest duplex.

Achiziționarea spațiului pentru birouri înseamnă că, deși vei plăti o sumă mai mare de bani deodată, vei putea lua singur deciziile privind remodelarea locului, fără a depinde de altceva în afară de buget și restricțiile arhitecturale. De-a lungul timpului, valoarea imobiliară a biroului poate crește, reprezentând un avantaj în cazul în care vrei să vinzi. Vânzarea, totuși, s-ar putea să nu fie atât de ușor de efectuat, ceea ce va întârzia relocarea într-un birou nou, atunci când va fi cazul.

În cazul în care consideri mai potrivită cumpărarea unui spațiu pentru biroul tău, îți propunem această casă interbelică.

De aici înainte, îți urăm succes în găsirea spațiului pentru birouri potrivit afacerii tale!{:}{:en}A study shows that people spend approximately 10.3 years at work, which is a pretty big part of their life. Taking that into consideration, we can safely assume the office should be as pleasant and well designed as possible. This means having enough space for all of the employees’ activities, being well lit, being in an accessible area and nice looking. We must have all this in mind when it’s us who’s responsible of acquiring and decorating the office: it must be financially convenient and adequate for the employees.

So if you are about to open, expand or relocate your business and you are looking to choose a new office space, here are some tips that might come in useful:

How to choose an office space. Ask for the advice of a specialist

It may not sound like the ideal plan to pay extra for a real estate agent, but in the long run you can bet it’s going to be an advantage. Make a list of a few consultants and interview them. Explain to them what kind of goals you’ve set. It won’t be hard to figure out if their expertise is real and based on experience or if they are just trying to scam you.

Find out what surface you need.

While a smaller office that needed is a problem because employees will be crouded and chaos will inevitably occur, the opposite is also undesirable – getting a bigger office that you may need can also pose a problem. Too big of an office means a bigger price, so an extra cost, which you will have to cut out of the monthly profit.

If you have around 60 exmployees, there is no way you will manage to accommodate them in just 3 offices. On the other hand, having under 10 employees means you probably won’t even need a second room. Here’s how much space the employees of a company need, approximately:

• President – 35 sq.m.
• Vice-President – 18 sq.m.
• Managers – 13 sq.m.
• Secretaries – 11 sq.m.
• Programmers, accountants etc – 11 to 13 sq.m.

Keep an extra 20 meters for the reception desk and kitchen area.

How to pick an office space. Picking the location

There are several factors you must consider when picking the area where your office is going to be. If you depend on certain suppliers, the ideal thing to do would be to place the office in their proximity or somewhere easily accessible to them. If your business recquires clients to come to you, it is reccomended that you place the office in a central area, as close to public transportation stations as possible. Also, your employees need to get to work without much effort. This means they will be on time and, since they don’t take long to get there, they will be better rested, hence – more productive.

Rent or buy?

Each of the two options has its advantages and disadvantages.

If you choose to rent, you will have to pay a smaller amount at once, you will be able to negociate with the owner on splitting repair or renovation costs, and you can easily relocate, if you ever need a smaller or bigger place. On the other hand, any changes you might want to make must first be talked over with the owner, who might not agree with your vision and say no.

For a generous space near Romana Square, we suggest this duplex.

On the other hand, buying the space for your office means that, although you will pay more at once, you will have full authority on remodeling the place without depending on anybody else except for budget and architectural restrictions. Over time, the place’s value can rise, which will come to your advantage if you decide to sell. Selling, though, might not be so easily done, which will delay your moving to the new office, when that time comes.

If you consider buying a space for your office, you might want to check out this interwar house.

From here on, all we can do is wish you good luck in finding the perfect office space for your business!{:}